Organização do Tempo: 4 dicas valiosas para você implementar na sua rotina

“Se falta de tempo realmente fosse uma justificativa para não realizar projetos, somente os desocupados teriam sucesso“. 

Você já deve ter visto essa frase em algum post de mídia social. 

É. Parece que a justificativa “não tive tempo” ainda não saiu de moda. 

Trabalho à frente de várias operações e frequentemente escuto pessoas colocando no tempo a culpa por sua falta de organização. Sempre lembro de um ditado japonês que aprendi ainda criança:  “O tempo é um resultado do seu interior”. 

Demorei para entender o que hoje faz total sentido.

Laura Vanderkam, escritora sobre balanço vida-trabalho, fala em um TED Talk que nós não construímos a vida que queremos economizando tempo. Construímos a vida que queremos e o tempo se economiza por si só. 

É uma boa lógica, afinal, as coisas tendem a tomar o tempo que damos a ela. Quer entender melhor esse princípio? Então assista a palestra aqui:

Você deve estar pensando agora: OK, eu entendo esse princípio do tempo, ouvi falar sobre isso toda a minha vida. Mas como eu faço para aplicá-lo? Então, vamos ao que interessa.

“Não é a questão de estar ocupado.

A questão é com o que você está ocupado”

Todo mundo está sempre ocupado correndo atrás da “máquina”. Todos temos muito o que fazer. O que temos que saber é com o que nos ocupamos. Estamos sendo produtivos ou apenas nos ocupando com tarefas que não nos levam a lugar algum? Você é ocupado ou produtivo?

#1 – Comece Antes do Expediente

Não estou dizendo para chegar antes, ou iniciar o trabalho mais cedo. Não é sobre quanto tempo você trabalha, mas sobre o quanto você produz. Disciplina e organização são comportamentos e, como tais, devem ser treinados. Treine-os com atividades simples do dia-a-dia. Se você começar o dia organizado, você tende a levar esse comportamento para outras tarefas ao longo do dia. 

Comece fazendo atividades em casa como arrumar a cama e organizar as coisas antes de sair de casa para o trabalho. De preferência, faça uma atividade física antes de ir trabalhar. Uma caminhada matinal não só ajuda a sua saúde, como também coloca o seu pensamento em ordem. Você terá um tempo para pensar no que fazer durante o dia, organizar as tarefas e lembrar de ações importantes que merecem a sua atenção.

#2 – Elimine Distrações

É óbvio, mas tem que ser dito. Elimine o que te atrapalha. Uma pesquisa global detectou que o tempo gasto em redes sociais aumentou 60% nos últimos sete anos. E nós, brasileiros, estamos em segundo lugar no ranking de maior tempo despendido em mídias sociais: 225 minutos por dia.

São quase 4 horas do seu dia gastos em ver a vida do outro sendo que muito desse tempo é gasto durante o horário de expediente, enquanto você deveria estar produzindo. 

O que fazer então? Use de disciplina e evite ao máximo usar redes sociais durante seu trabalho, pois além de se desfocar do que você está fazendo, você gasta mais tempo depois para retomar a sua atividade do que efetivamente gastou navegando pelo seu feed.

#3 – Tenha uma Agenda (ou mais de uma)

Sim, tenha uma agenda. Eu recomendo e utilizo duas: uma para eventos e outra para atividades. Vou explicar a diferença entre elas:

Agenda de eventos – Utilizo para agendar compromissos, eventos e reuniões. Eu particularmente prefiro a Google Agenda, que além de me abrir possibilidades para organização, me permite vinculá-la a outros e mails, convidar pessoas, criar e discutir pautas prévias, vincular local presencial ou online para reuniões e até gerenciar ações segundo a minha agenda. 

Ela é muito completa e hoje não consigo viver sem. Quer saber mais como usar? Dá uma olhada nesse vídeo que separei para você, com tudo sobre o Google Calendar.

Agenda de atividades

Essa agenda é bastante diferente da primeira. Eu prefiro uma agenda física, neste caso. Eu sei, sou velho. Se você é jovem, conectado, digital… pode utilizar um gerenciador de tarefas online. Eu tentei. Ainda prefiro a boa e velha agenda de papel. Nela, eu organizo as atividades diárias que tenho que executar: ligar para Fulano, lembrar Ciclano de tal relatório, enviar email X…. Eu gosto de utilizá-la fisicamente como estratégia para tirar pendências da minha cabeça. 

Vamos supor que eu falei com um colaborador que me prometeu retorno daqui há 10 dias. Eu abro a minha agenda na data marcada para tal retorno e me faço uma pergunta “Fulano deu o retorno sobre tal atividade?”, e puff, apago da minha memória. Está lá na agenda e, no dia oportuno,irei visualiza-lá e então, trabalhar nessa questão. Fazendo isso você evita a preocupação.

Aliás, você já pensou sobre a palavra preocupação em si?

Pré + ocupar. Sim, você se ocupa por antecipação. Sua cabeça fica lotada de coisas que não precisam ser resolvidas naquele momento e você tem a impressão de estar cheio de coisas por fazer. Você não está. Você apenas se ocupou com antecedência. Escrever as atividades nos dias propostos elimina essa preocupações e deixa espaço em sua cabeça, que pode ser utilizado para pensar em atividades atuais, por exemplo. 

#4 – Saiba Priorizar tarefas

Christian Barbosa, em seu livro Tríade do Tempo, cria um framework bastante simples para visualizar tarefas e priorizá-las. Ele divide as tarefas em 3 tipos: Importante, Urgente e Circunstanciais. Vale a leitura para entendê-las. Simplifiquei ainda mais esse conceito e criei um sistema de classificação: ++, + e  -. 

++ São atividades que me levarão adiante, trarão novos clientes e trarão real valor para o meu trabalho. Eu as chamo de tarefas “que trazem dinheiro novo”. Meu objetivo no dia é finalizá-las, deixando assim muito claro no final do dia saber se eu me “boicotei” ou não. 

Basta ver as atividades ++ riscadas de minha agenda. Um exemplo: marcar reunião com possível cliente, fazer uma parceria estratégica…

+ São atividades importantes que devem ser cumpridas e são relevantes, mas não “trazem dinheiro novo”. Ficam em segundo nível no grau de prioridade. Por exemplo: dar feedback a um colaborador, finalizar um processo ou responder a algum cliente.

– São atividades operacionais que podem ser facilmente executadas por outras pessoas ou delegadas. Essas são muito baseada em ações: enviar documento para alguém, checar resultados de relatórios…

Tentei ser sucinto, claro e objetivo. Acredito que as dicas acima lhe ajudarão a ter uma vida menos ocupada e mais produtiva. 

Uma última dica ainda: não comece tudo de uma vez. Se você ainda não tem tais ações como rotina, começar todas elas de uma vez trará pouco resultado e você muito provavelmente se sentirá desmotivado para  executá-las após alguns dias.

Comece pelo que mais faz sentido, siga-a com disciplina e, só depois que der conta, traga uma nova ferramenta a sua rotina. 

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