4 ferramentas de gestão que você precisa ter na operação de uma escola

Nos últimos dois anos todos nós enfrentamos um mar de mudanças profundas em diversos âmbitos da vida. Em meio a tantas mudanças – de mercado, de consumo, estilo de vida e financeira – empreendedores e gestores tiveram que aprender a habilidade de gerenciar incertezas para, não apenas sobreviver, como também otimizar seus resultados. 

Através de uma visão holística do negócio, é possível ter a percepção das primeiras atitudes a serem tomadas e as primeiras mudanças que necessitam ocorrer. Entende-se que esse momento também prepara um gestor para eventos posteriores que, de certa forma, olhando para um cenário global, apresentam-se positivos. Para isso, manter-se assertivo, permitirá a sobrevivência do empreendimento até as fases de incerteza passarem. 

Quando se fala em gestão e até mesmo em ferramentas para facilitar esse processo fundamental em um negócio, entendemos que tudo que possa simplificar a vida do gestor é válido. Queremos te ajudar e, por isso, compartilhamos aqui algumas das principais ferramentas para facilitar sua gestão. Então, continue lendo e confira as dicas!

1. Controle das finanças

A gestão financeira, em qualquer negócio, torna-se um desafio ainda maior e mais complexo quando não há organização e até certo know-how específico. Por isso, para além de contar, sempre que possível, com um contador ou profissional com experiência financeira, é fundamental que o gestor do negócio mantenha seus olhos atentos diariamente aos números.

Entradas, pagamentos, negociações, investimentos, etc… são diversas as questões que podem ser uma dor de cabeça quando a gestão financeira deixa a desejar. 

Na busca por ferramentas que possam ser importantes suportes nesse aspecto do negócio indicamos aqui modelos como a Cobre Fácil Online, dentre outras funcionalidades, pela sua facilidade em gerar cobranças e gerencia os valores de forma prática e eficiente, totalmente online.  Dessa forma, o gestor conseguirá evitar diversos erros, dúvidas e até otimizar o tempo que seria perdido com a falta de visibilidade das informações.

2. Captação e relacionamento com alunos

Um dos aspectos de maior relevância em qualquer negócio é a captação e retenção de clientes, certo? Dessa forma, quando o assunto é gestão escolar, captar novos alunos se torna uma das missões mais importantes também, além da necessidade de relacionamento e retenção dos alunos já matriculados.

Atualmente, o mercado adota um tipo de ferramenta que compila diversas funcionalidades úteis para esse contexto: um CRM. Trata-se de um software para controle de todo o relacionamento com os interessados na sua instituição e também com sua base de clientes. Enquanto ferramenta de captação, a maior parte possibilita o registro de todos os dados de interessados, bem como todas as interações da empresa com eles, permitindo assim a execução de estratégias de vendas mais inteligentes e eficientes.

Há, no mercado, diversos CRMs, e são utilizados por muitos segmentos diferentes, tornando fundamental uma boa negociação e conversa transparente na hora de contratar o ideal para a instituição. Soluções como RD Station, Leadlovers e até ActiveCampaign são algumas das mais utilizadas no mercado por empresas de pequeno e médio porte.

3. Comunicação com pais e colaboradores

Não há dúvidas de que uma boa comunicação interna é tão importante quanto saber se comunicar de forma eficaz com o público externo, não é mesmo? Dessa forma, essa conexão entre escola, alunos e responsáveis que é tão relevante, hoje pode ser feita por meio de uma aplicação que funcione como uma agenda digital para a instituição de ensino.

Comunicados segmentados, relatório de recebimentos e respostas, um bom calendário que armazene devidamente informações de agendamento de eventos com envio de convites, atendimento, assinatura digital, e várias outras funcionalidades são encontradas em algumas soluções já feitas para atender essa rotina de escolas. Vale a pena conferir os modelos apresentados por empresas como ClassApp e Agenda Edu.

4. Gestão escolar on-line

Há diversos softwares que conseguem ser uma “mão na roda” quando o assunto é gestão de uma instituição de ensino, de forma geral. Gerenciar todas as atividades de uma escola, integrando os setores acadêmico, pedagógico e financeiro, não é uma tarefa simples. 

Por isso, além das indicações anteriores, o gestor precisa priorizar uma ferramenta que ajude com a burocracia diária, mantendo todos os dados da escola armazenados em segurança, evitando o acúmulo de papelada e a desorganização no trabalho dos funcionários.

Além disso, é altamente indicado que o gestor contrate um sistema online, para que seja possível utilizá-lo por meio de qualquer computador conectado à internet. Além da segurança de possuir os dados armazenados no servidor do sistema e você não correr o risco de perdê-los, outra vantagem é a possibilidade de receber atualizações automaticamente sobre questões como: matrículas, notas e boletins, frequência, portaria, documentos, dentre várias outras. A WPensar e a Sponte possuem hoje modelos mais completos do que seria necessário para uma boa gestão, vale a pena dar uma conferida!

Esperamos te ajudar a compilar o combo de ferramentas que seja nota 10 para sua instituição, hein? Aproveita para compartilhar com os colegas e não deixe de conferir mais dos nossos conteúdos pensando em você: Aqui temos 5 dicas de produtividade para empreendedores e as melhores formas para aprimorar seus processos e vencer os desafios da gestão!